朗速电子合同管理系统有哪些优势?

编辑:朗速科技      |      2020-11-05 17:45      |      标签: 企业管理软件 项目管理系统       |      浏览:0

在市场竞争日益激烈的互联网时代,加强合同管理是企业争取经济效益的最佳途径。那么一般企业的合同管理流程是怎样的呢?主要内容有哪些?让我们一起看看。

企业合同管理流程大致可以分为四类:合同准备阶段、合同签订阶段、合同履行阶段和合同备案阶段,包括合同文本的起草、审核、签署、执行和备案。

合同管理系统

合同管理过程各环节的主要风险。

1. 合同管理流程——准备阶段的风险:准备阶段的风险主要在于合同文本的起草,容易出现合同内容和条款不完整、表述不严谨、或者重大遗漏和欺诈等情况。

2. 合同管理流程——签约阶段风险:签约阶段存在越权签约、代签合同、合同章管理不当、签约后篡改、泄露合同等隐患。

3. 合同管理流程——履约阶段风险:人工管理不易跟踪合同的履约情况,重要节点无法及时处理,容易导致合同纠纷。

4. 合同管理流程——备案阶段风险:手动合同备案重,合同在保管过程中容易被盗、篡改。

综上所述,传统纸质合同管理流程中的每个环节都存在潜在风险。为了规避风险,企业需要一种安全便捷的合同管理方法——朗速电子合同管理系统。

电子合同管理流程:

1. 合同编辑和起草。

朗速电子合同管理系统具有强大的在线编辑功能,提供500多个批量合同模板,支持本地合同导入,创建和编辑文档,直接使用合同模板。用户可以自由编辑各种文件、电子合同、合作协议、公告等。在线,帮助企业高效地生成规范的合同文本。

合同管理系统

2. 批准和签署。

①审批:朗速电子合同管理系统支持企业管理过程中涉及的各种审批类型,如合同审批、打印审批、借用审批等;还可以预置审批模板,支持顺序审批和无序审批,满足不同企业内部审批流程的需要。

②签署:电子合同从发起到完成签署只需1分钟,可通过电子邮件/短信通知签署人,不遗漏任何重要文件;支持多种验证签约方式,消除越级签约、签约、代签、泄露篡改合同等隐患;整个签名过程自动保存证书,为证据链提供了充分的支持,支持大规模的技术认证或司法鉴定。

3. 合同存档和存储。

合同归档和保管的过程涉及合同归档、检索、借阅和状态管理。

①合同归档:合同签订后,朗速电子合同管理系统会自动通知档案人员入库归档。存档信息包括合同金额、起止时间、合同执行状态等各种标签。并且可以与合同项目相关联,这样合同的项目和成员就可以一目了然;

②合同搜索:朗速电子合同管理系统支持根据组织结构/文件类型分类进行关键字搜索和快速搜索,一键搜索使文件分类管理更加方便;

③合同借阅:合同归档入库后会自动加密。如果其他人需要查看,需要申请借阅许可。权限可以细分为每个人,也可以按时效性打开,到期后阅读权限自动恢复;

④合同下载:电子合同签订后存储在云端,企业可以随时随地下载合同,查看合同内容详情;

⑤闹钟提醒:企业还可以针对合同、单据等具体事项设置闹钟提醒。朗速电子合同管理系统支持短信、电子邮件、平台消息提醒等各种提醒,方便企业办理合同及资质到期、续费等事宜,解放人力。

合同管理系统

4. 统计分析等。

朗速电子合同管理系统可以随意组合各种现场要素,定制导出数据报表,从风险、资金、进度、合同到期等不同维度对合同数据进行统计分析,为企业决策提供依据。

与传统的纸质合同管理流程相比,电子合同管理流程更简单、更清晰,在功能性和可用性上优于传统的合同管理流程,更适合互联网企业的快速发展,是更适合企业的企业管理软件


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