OA办公系统是什么?有什么用?

编辑:朗速科技      |      2020-11-13 09:41      |      标签: OA办公自动化系统       |      浏览:0

随着电子文档取代普通的纸质文档;网络审批代替传统假条;内部邮件代替普通短信;OA办公系统已悄无声息的融入进越来越多企业的日常管理中,那么OA办公系统到底是什么?又有什么用呢?

一、OA办公系统的定义

OA办公系统是OfficeAutomation的缩写,翻译之后就是办公自动化,也就是常说的无纸化办公。OA是现代办公与计算机技术相结合的一种新型办公模式。

OA办公系统采用先进的网络互联互通技术,实现各部门间的协作,通过有效的资源共享和信息交流发布,可以达到提高个人工作效率、降低劳动强度、增强公司整体运营能力的目的。

OA办公系统的定义

二、OA办公系统的作用

1、实现工作流程自动化

流程审批是大多数企业办公自动化系统中不可缺少的一部分。由于传统纸质流转和审批模式浪费的时间和成本是相对的,用户只需填写自己的表格,点击发送,然后使用电子化自动流转,审批结果就会自动传递。这不仅节省了时间、纸张和精力,而且大大促进了OA办公系统的发展。OA办公系统流程自动流转,大大节约了审批管理成本,提高了审批管理效率。

2、实现文档共享

过去,大多数文件都是以纸质文件的形式存储的,不仅难以保存,而且难以找到。而通过办公OA系统可以把所有的文档以电子的形式进行储存。同时,通过设置不同的权限来查阅和共享文档,使得文档的机密性不会泄露,从而提高了企业的竞争力。

OA办公系统的作用

3、实现分布办公

常规的办公模式需要坐在电脑前才能完成工作。而有了OA系统只要连上网络,就可以通过PC端和手机端随时随地实现跨地域的办公,大大增强了沟通能力和工作效率。

4、提高跨部门协作效率

过去部门间的跨区域协作,往往因为沟通不及时,无法及时处理,而造成相互推诿扯皮现象。现在通过OA办公系统实现了任务的统一分配,相关人员都会收到提醒,及时进行协作处理。与此同时,任务中的每一个细节都可以在系统中清楚地显示出来,避免权责不清、相互推诿等现象发生,进而提高工作效率,强化业务规范。

OA办公系统

5、打破信息孤岛

大多数企业在电脑端设置了一个公用磁盘进行共享,但是业务员一旦离开企业,就不能共享任何资源文档。而OA办公系统的使用,能通过整合、分类等方式将文件资料上传到系统中,企业成员可在任何时间和地点进行查阅、讨论、分享,让企业每个成员都能更快地了解企业,增强对业务的了解。

6、建立信息集成平台

先进的OA办公系统不是单一的功能,而是ERP系统、HR、CRM等的集成,它在帮助企业运营方面起着关键作用。此外,将企业原有的业务系统数据整合到工作流系统中,使员工能够有效地获取处理信息,提高企业的整体响应速度。

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