如何建立合格供应商档案,还有模板示例哟

编辑:朗速科技      |      2020-10-14 09:37      |      标签:       |      浏览:10

供应商档案是管理供应商的基础,为企业选择合作对象提供了准确的信息。而对档案进行分类,就能更好地提高业务效率,降低管理成本。所以对于企业来说,要更好地将整个信息集成,就需要了解这方面的相关知识。

合格供应商

档案的分类

一般来说,最常见的分类是将档案分为两大类:潜在供应商档案和正式供应商档案。潜在供应商是指有能力提供符合采购人要求的货物、工程和服务的组织和人。也就是说,只要能满足采购人要求的就都是潜在供应厂家。潜在供应商通过采购人公开发布的采购需求信息,前来参与项目招标,成功通过之后就会成为正式供应合作对象。

这种分类按对企业的作用清晰明了的划分成了两部分,对正式供应商的档案,可以用作合作时的信息记录和保存;对潜在供应商的档案,则主要用来审核评估,以此选出可以合作的正式商家。

合格供应商

档案的内容有哪些

对供应商进行档案的等级分类,可以更好的评估风险。根据相关法规要求,企业也必须建立档案,更全面快捷地保证质量,追踪变化,比较优劣。档案的内容应该包括:

1、记录商家基本营业执照、税务登记证等资料

2、记录每年采购物品的价格、物料编码、名称

3、合同、协议等条款

4、对质量问题的处理方案,如供方质量保证协议

5、企业对每年的供应商评估或评分

6、商家的必备认证,如质量体系、环保等

7、供应商的代码、名称、地址、银行帐号、联系方式

合格供应商

如何进行档案的规范管理

1、由采购部负责收集上面提到的供应商档案的内容,即营业执照、生产许可证、卫生许可证等。

2、对供应商进行分类和编号,分类的方法可以使用我们上面讲到的分潜在和正式两种,也可以根据企业的实际需要,分成重点合作和一般合作对象等,还可以根据按商品特征来划分。编码一般常用的是四位数,前一位区别商品,后三位区别厂商,合理的编码和分类方便之后查找。

3、将档案分门别类归档放置,对资料都需要作好各自的文件归档管理。对信息的变更要及时做好更新,相关人员还要做好相关资料的机密性,不能随意透露相关信息。

合格供应商

合格的供应商档案模板示例

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