怎样处理紧急采购?可以从这三方面入手

编辑:朗速科技      |      2020-10-19 15:13      |      标签: 采购管理       |      浏览:2

谈到紧急采购问题,不少人都是站在为政府服务的角度去讨论的,其实普通而又广大的生产企业同样面临着紧急采购管理问题。怎样处理紧急采购使物料能快速到位又符合企业的制度流程?朗速科技认为可以从以下方面入手。

一、紧急采购产生的原因

1、客户插单改单

生产排程制定好后有客户紧急插单或突然改单是大多数企业都会遇到的状况,这时采购部门按照原定生产计划采购的物料将不能满足生产需求,为了快速完成订单生产就必须进行紧急采购。

紧急采购产生的原因

2、库存管理不善

一些企业由于缺乏先进的库存管理技术或库管人员工作不够认真负责,导致真实库存数量与账务数据不符,或物料出现质量问题无法继续使用。这些问题若是在生产部门领料阶段才被发现,企业为了保障生产进度和产品质量就要通过紧急采购来补充库存。

3、正常采购延误

正常采购订单受到延误也会引发紧急采购,通常包含以下几种情况:物料规格和价位等无法确认;忘开采购单或采购单审批不及时;采购人员与供应商协商时间过长。

4、下单习惯

有的员工在下采购订单时无论订单是否是真的紧急,都习惯在订单中标注上“紧急”字样,这样做可能是出于工作习惯,也可能是为了引起采购人员的重视。

紧急采购处理措施

二、紧急采购的处理措施

通过上面的分析可以看出产生紧急采购的原因主要有四种,而真正需要采购部门进行处理的其实只有三种。当真正的紧急采购出现时,采购部门可在地理位置最近的供应商中筛选出最合适的进行采购,也可选择位置较远但物流运输快速的供应商进行采购。

对于下单习惯产生的紧急订单,采购人员应将问题反映给相应的主管部门,让其对下单格式进行规范,普遍订单不得添加“紧急”字样。

减少紧急采购

三、减少紧急采购的方法

1、建立完善的紧急采购审核制度,当有紧急采购需求时,不能直接把订单流转到采购部门,必须经过相关主管的评审和批准,且采购中增加的成本由下单部门承担。

2、加强对库存的管理和盘点,库管员在平时的工作中一定要认真细致,每一笔物料的入库、领用都要进行清晰的记录。且定期对库存进行盘点,及时处理仓库中的呆料废料。

3、使用ERP软件辅助企业进行管理,ERP系统中包含了采购管理、库存管理、生产管理、销售管理等功能模块,能从方方面面保障采购的及时性和准确性。

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